Aprende a tener reuniones efectivas para ser más productivo

Es indudable que cualquier tipo de reunión debe estar bien manejada, planificada y agendada de forma clara, ya que el no hacerlo puede provocar un desperdicio de nuestro tiempo y productividad.

Si por ejemplo existe una reunión de 8 personas en las que cada una debe intervenir una hora, esto haría que se invierta un día entero de trabajo a la reunión y adicionalmente, si a esto le sumamos que la reunión no tiene objetivos claros, entonces notaremos que es una reunión sin sentido.

Esto puede, sin duda, reducir el tiempo para ejecutar tareas importantes o urgentes de manera individual.

Las buenas reuniones deben tener un propósito claro y contar con la cantidad de personas adecuada.

Tipos de Reunión:

• Para tomar una decisión:

Son reuniones en las que se junta un grupo de personas para decidir un cambio de dirección de la empresa o tomar decisiones importantes.

Por lo general estas reuniones fluyen muy bien, ya que tienen un objetivo claro y las resoluciones son bastante rápidas.

Si algo falla, normalmente suele ser por políticas internas.

• Reuniones Informativas:

Estas reuniones normalmente inician con una presentación, seguida de una ronda de preguntas.

El problema con este tipo de reuniones, es que en ocasiones pueden abandonar el objetivo inicial y dejan de ser relevantes en el contexto y generan conversaciones que muchas veces no tienen que ver con el tema principal de la presentación.

• Reuniones de Planeamiento:

Este tipo de reuniones suele ser delicadas, ya que aquí se descubren nuevos problemas o nuevos objetivos secundarios, lo cual genera una sucesión interminable de nuevas reuniones.

Debemos recordar que el foco de estas reuniones es la planificación y no la exploración.

• Reuniones para resolver problemas:

Este tipo de reuniones, generalmente pueden terminar de muchas maneras y no necesariamente se obtiene de ellas el resultado deseado.

Usualmente esto pasa porque no existe garantía de que se resolverá el problema efectivamente durante esa hora o dos horas de reunión.

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Para lograr el éxito de cualquier tipo de reunión debemos hacernos las siguientes preguntas:

• Propósito: ¿Cuál es la meta que se desea de la reunión?
• ¿Quiénes serán invitados a la reunión?
• ¿Cuál es la finalidad de cada invitado?
• ¿Es posible no tener la reunión y lograr el objetivo en mente? ¿puede un mail reemplazar esta?
• ¿Quién debe estar presente en la reunión? ¿Es necesario invitar a todas las personas que tienes en mente? ¿Es necesario que estén presentes durante toda la reunión?
• ¿Cuánto tiempo tomará la reunión?
• ¿Qué debe tener preparado todo invitado?
• ¿Quién necesita ser informado de los cambios generados en la reunión? ¿Los clientes, los miembros del staff?

Seguramente si respondes a todas las preguntas podrás conseguir una reunión más productiva.

Recuerda que, si deseas tener reuniones remotas, puedes hacerlo mediante el uso de herramientas como Google Meets o Zoom y Microsoft Teams.